1. Pourquoi cette Politique ? 

Cette politique de confidentialité (la « Politique ») décrit les politiques et les pratiques de protection des renseignements personnels appliquées par l’Observatoire des tout-petits afin de protéger les renseignements personnels qui sont recueillis dans le cadre de ses activités.

2. Définitions 

Renseignement personnel (« RP ») : toute information qui concerne une personne physique et qui permet de l’identifier directement ou indirectement (adresse postale, numéro de téléphone, courriel, numéro de compte bancaire, etc.).

Renseignement personnel sensible : renseignement personnel suscitant un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée, notamment en raison du préjudice potentiel à la personne en cas d’incident de confidentialité (pièces d’identité, information financière, informations médicales, données biométriques, numéro d’assurance sociale, orientation sexuelle, etc.).   

3. Quels renseignements personnels collectons-nous et à quelles fins ? 

L’Observatoire des tout-petits collecte seulement les renseignements personnels qui sont nécessaires pour les fins de ses activités, incluant des renseignements relatifs à votre identité (tels que votre nom et votre adresse courriel) ainsi que des renseignements sur les interactions numériques (témoins (cookies).  

L’Observatoire des tout-petits collecte, utilise et communique vos renseignements personnels aux fins auxquelles vous avez consenties ou permises par la loi. Les fins pour lesquelles l’Observatoire des tout-petits collecte vos renseignements personnels sont précisées au moment de la collecte. Vous pourrez également être informés de ces fins sur demande. La liste ci-dessous décrit de manière générale, mais sans s’y limiter, les fins pour lesquelles l’Observatoire des tout-petits collecte vos renseignements personnels dans le cadre de ses activités, à savoir pour : 

• Gérer le site web et les abonnements à l’infolettre de l’Observatoire des tout-petits; 
• Gérer et maintenir les dossiers et comptes créés lors d’une transaction et gérer des demandes relatives aux produits et services offerts; 
• Procéder à des études, sondages, analyses, ciblages, segmentations, statistiques, notamment afin de comprendre et d'analyser les intérêts, les besoins et les préférences des abonné.e.s, et pour veiller à la qualité des produits et services, effectuer des vérifications internes ou mener des activités d'amélioration continue; 
• Réaliser des sondages auprès des abonné.e.s à l’infolettre; 
• Communiquer avec les personnes concernées, répondre aux questions, aux commentaires, aux demandes ou traiter les plaintes; 
• Confirmer l’identité des individus, vérifier l’exactitude des RP et les mettre à jour;
• Protéger le site web contre les cyberattaques et prévenir, détecter et contrôler la fraude ainsi que les activités illégales telles que le blanchiment d’argent ou les cybermenaces; 
• Se conformer aux obligations légales et réglementaires. 

4. De quelles façons vos renseignements personnels sont-ils collectés ?

4.1 Directement auprès de vous  

La plupart des renseignements personnels que nous collectons sont ceux que vous nous fournissez directement, notamment, lorsque vous :  

• Communiquez avec nous (par téléphone, par courriel, etc.);  
• Faites des demandes spécifiques à l’Observatoire des tout-petits; 
• Fournissez des commentaires ou répondez à des sondages. 

4.2 Auprès de tiers  

L’Observatoire des tout-petits peut collecter également vos renseignements personnels auprès de tiers avec votre consentement ou si la loi l’autorise à les collecter ainsi.  

4.3 Par l’entremise du site web et des services en ligne de l’Observatoire des tout-petits 

L’Observatoire des tout-petits est également susceptible de recueillir des renseignements personnels lorsque vous visitez son site web. 

Sous réserves des exigences applicables relativement au consentement à la collecte par l’entremise d’un service ou d’une solution technologique, l’adresse IP utilisée par votre appareil pour vous connecter est automatiquement collectée lorsque vous accédez au site web de l’Observatoire des tout-petits.  

L’Observatoire des tout-petits et certains de ses réseaux publicitaires partenaires peuvent également recueillir d’autres renseignements concernant l’utilisation qui est faite du site web de l’Observatoire des tout-petits, et ce, par l'utilisation de fichiers témoins communément appelés « cookies ». Ces fichiers permettent notamment de reconnaître l’utilisateur de notre site lorsqu’il y accède et lorsqu’il passe d’une page à l’autre. L’Observatoire des tout-petits et le cas échéant, ses réseaux publicitaires partenaires, peuvent utiliser ces fichiers témoins afin d’identifier les personnes qui manifestent un intérêt particulier pour certaines pages du site web et ce, à des fins de ciblage publicitaire. Elle peut ainsi afficher des publicités spécifiques, notamment sous forme de bannières, sur d’autres sites web visités par vous.

5. Sous quelle condition pouvons-nous collecter, utiliser et communiquer vos renseignements personnels ?  

L’Observatoire des tout-petits collecte, utilise et communique vos renseignements personnels à la condition d’avoir obtenu votre consentement conformément aux exigences applicables, ou sans votre consentement, dans certains cas prévus par la loi, tel que dans un contexte de poursuite pénale ou criminelle.  

Vous pourrez retirer, en tout temps, votre consentement à ce que vos renseignements personnels soient utilisés par l’Observatoire des tout-petits dans le but de vous fournir des informations personnalisées ou des recommandations sur ses services ou pour des finalités secondaires. Si telle est votre volonté, l’Observatoire des tout-petits cessera de les utiliser à cette fin.  

En qui ce a trait aux finalités primaires, telles que la gestion et l’administration de nos services, il ne sera, généralement, pas possible de retirer votre consentement pour des raisons contractuelles ou légales ou sans mettre fin à votre contrat dans les cas qui le permettent.    

Toute demande de retrait de consentement doit être communiquée à la personne responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées se trouvent à la section 11 ci-dessous.  

6. À qui sont communiqués vos renseignements personnels ? 

Vos renseignements personnels sont accessibles seulement aux membres du personnel de l’Observatoire des tout-petits qui doivent y avoir accès dans le cadre de leurs fonctions. 

L’Observatoire des tout-petits est susceptible de communiquer aussi vos renseignements personnels à des partenaires ou à des fournisseurs de services dans le cadre de l’exécution de contrats de services qui s’inscrivent dans les finalités décrites ci-dessus, ou à des autorités publiques en vertu de la loi. Les catégories de tiers à qui nous sommes susceptibles de communiquer vos renseignements personnels sont les suivants :  

• Une personne agissant pour vous avec votre consentement;  
• Nos fournisseurs de services, y compris les agences publicitaires et les prestataires de services et de solutions technologiques;  
• Les autorités de poursuite criminelle et pénale, si nous détenons des renseignements personnels à l’égard d’une personne qui a commis une infraction et dont les renseignements personnels sont nécessaires afin d’exercer une poursuite contre elle; 
• La Commission d’accès à l’information (autorité de contrôle en matière de protection des renseignements personnels au Québec) et à toutes les personnes autorisées à les obtenir selon la loi telles que, les autorités en valeurs mobilières, les organismes d’autoréglementation et le centre d’analyse des opérations et déclarations financières du Canada.   

 7. Comment conservons-nous vos renseignements personnels et pendant combien de temps ?  

L’Observatoire des tout-petits a recours à des installations et à des prestataires de services permettant d’assurer la conservation de vos renseignements personnels de façon sécuritaire afin de préserver leur confidentialité.   

Vos renseignements personnels sont généralement conservés au Québec. Il est toutefois possible que la communication de renseignements personnels à certains prestataires de solutions technologiques entraîne le transfert de ceux-ci hors du Québec. Dans de tels cas, l’Observatoire des tout-petits : 

• Effectuera l’analyse des risques liés à la protection des renseignements personnels nécessaires; 
• Validera au préalable les lois et les pratiques de protection des renseignements personnels applicables dans la juridiction visée et s’assurera d’une protection adéquate de vos renseignements personnels; 
• Vous en informera, au plus tard, au moment de la collecte de vos renseignements personnels. 

L’Observatoire des tout-petits conserve vos renseignements personnels pendant la durée nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et pour les durées de conservation légales applicables, ce qui peut justifier parfois des durées de conservation plus longues. La destruction ou, dans les cas où une fin sérieuse y donne ouverture, l’anonymisation, sont effectués de façon sécuritaire. 

8. Comment assurons-nous la protection et la sécurité de vos renseignements personnels ?  

L’Observatoire des tout-petits applique des mesures de sécurité qui sont proportionnelles au degré de sensibilité de vos renseignements personnels et qui permettent de les protéger contre la perte ou le vol et contre toute consultation, communication, copie, utilisation ou modification non autorisée, conformément à la législation applicable. Les mesures de sécurité appliquées par l’Observatoire des tout-petits sont notamment :  

1. Des mesures administratives, telles qu’une vérification régulière de l’évolution des menaces de sécurité à l’égard de vos renseignements personnels ainsi que le déploiement d’un programme de formation et de sensibilisation en matière de protection des renseignements personnels pour tous les membres du personnel de l’Observatoire des tout-petits, ce qui inclut une formation régulière obligatoire.   
2. Des mesures physiques, telles que la restriction des accès aux locaux de l’Observatoire des tout-petits et la mise en place de mots de passe ou de mécanismes d’authentification à double facteurs pour accéder aux équipements informatiques, systèmes et réseaux internet de l’Observatoire des tout-petits.  
3. Des mesures techniques, telles que la restriction des accès à vos renseignements personnels en appliquant le principe du « besoin de savoir », c’est-à-dire en limitant l’accès seulement aux personnes qui en ont besoin pour exercer leurs fonctions, la mise en place d’alertes en cas d’évènements suspects ainsi que le chiffrement sécuritaire des communications. 

De plus, tous les membres du personnel de l’Observatoire des tout-petits se sont engagés, au moment de leur prise de fonction, à respecter le caractère confidentiel des renseignements auxquels ils ont accès en signant leur contrat de travail. 

Même si l’Observatoire des tout-petits déploie plusieurs mesures de sécurité pour protéger adéquatement vos renseignements personnels et réduire les risques d’atteinte à un niveau minimum, un risque demeure toujours présent et ne nous permet pas de garantir que vos renseignements personnels ne seront pas l’objet d’une atteinte à la confidentialité ou à l’intégrité en cas de violation de nos mesures de sécurité administratives, physiques ou techniques. Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées se trouvent à la section 11 ci-dessous.  

9. Quels sont vos droits à l’égard de vos renseignements personnels ?  

L’Observatoire des tout-petits respecte les droits qui vous sont reconnus par la loi à l’égard de vos renseignements personnels et applique ainsi des procédures permettant de traiter les demandes suivantes :  

1. Accès et rectification de vos renseignements personnels : Vous pourrez consulter les renseignements personnels que l’Observatoire des tout-petits a collecté sur vous, vérifier leur exactitude et demander leur modification, sous réserve toutefois d’exceptions prévues dans la loi. Les demandes d’accès et de rectification sont gratuites. Toutefois, des frais raisonnables pourront vous être exigés pour la transcription, la reproduction ou la transmission de vos renseignements personnels. Votre demande d’accès ou de rectification devra être transmise à la personne responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées qui se trouvent à la section 11 ci-dessous et sera traitée au plus tard dans les trente (30) jours suivants la date de réception de votre demande écrite à l’Observatoire des tout-petits.  
2. Retrait de votre consentement : Dans certaines circonstances, vous pouvez retirer votre consentement au traitement de vos renseignements personnels. Toute demande de retrait de consentement doit être communiquée, par écrit, à l’Observatoire des tout-petits. 
3. Portabilité : Vous pourrez obtenir, sur demande, une copie des renseignements personnels qui ont été collectés sur vous. Si vos renseignements personnels ont été informatisés et en l‘absence de difficultés pratiques sérieuses, vous pourrez demander qu’ils vous soient communiqués dans un format technologique structuré et couramment utilisé. 
4. Cessation de la diffusion et désindexation : Vous pouvez demander que l’Observatoire des tout-petits cesse de diffuser vos renseignements personnels ou désindexe tout hyperlien rattaché à votre nom permettant d’accéder à vos renseignements personnels par un moyen technologique, lorsque la diffusion vous cause un préjudice ou contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire. 

10. Que faire si j’ai une question ou si je désire déposer une plainte au sujet de mes renseignements personnels ?  

Toutes questions à l’égard de vos renseignements personnels ou plaintes à la suite du non-respect des principes énoncés dans la Politique devront être acheminées à la personne responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées se trouvent à la section ci-dessous.

11. Qui est responsable d’assurer la protection de mes renseignements personnels au sein de l’Observatoire des tout-petits ?  

Le ou la responsable de la protection des renseignements personnels assure la protection de vos renseignements personnels.  

Les coordonnées de la personne responsable de la protection des renseignements personnels sont les suivantes :  

• Adresse postale : 2001 avenue McGill College, bureau 1000, Montréal (Québec) H3A 1G1 
• Adresse courriel : renseignementspersonnels@fondationchagnon.org

12. Cette Politique peut-elle être modifiée et si oui, est-ce que j’en serai avisé ?  

L’Observatoire des tout-petits peut périodiquement modifier le contenu de cette Politique. Le cas échéant, la nouvelle politique sera affichée sur le site web de l’Observatoire des tout-petits.